Boas novas para os usuários do QuickBooks Desktop em tempos difíceis: a folha de pagamento manual está de volta!

Este recurso pouco conhecido sempre andava meio escondido no menu de configuração e, para ser ativado, dependia de um link na janelinha do HELP que foi removido pela Intuit no final de 2018 sem aviso, deixando muitos usuários americanos irritados. Agora, nas versões a partir de 2020, está outra vez disponível – e, desta vez, sem esconde-esconde.

Embora projetada para o mercado norte-americano a folha manual do QuickBooks Desktop pode ter muita utilidade no Brasil. As vantagens em comparação com a entrada de dados através de jornal entries:

  • O tempo gasto com a transcrição da folha externa no QuickBooks cai drasticamente;
  • A digitação pode ser feita por uma pessoa sem experiência específica no assunto.

Depois de cadastrar e configurar os payroll items, inclusive FGTS e INSS, basta digitar os valores dos contracheques (holerites) da folha externa nos OTHER PAYROLL ITEMS do PAYCHECK do QuickBooks conforme imagem abaixo.

Screenshot Paycheck Exemplo cinza

Ao executar a transação PAY EMPLOYEES o QuickBooks efetua automaticamente todos os lançamentos necessários, inclusive das eventuais baixas de provisão de férias e 13.o salário e dos valores retidos dos funcionários. E o mais importante: calcula e lança, de forma correta, os valores das guias de recolhimento de FGTS e INSS (vide COMPANY SUMMARY). Esta parte costuma ser um osso duro mesmo para profissionais com sólida bagagem contábil, já que geralmente as folhas de pagamento não informam a composição do valor a recolher por conta contábil.

Evidentemente, mesmo eliminando muitos cálculos manuais, a transcrição dos contracheques ainda pode ser trabalhosa se o número de funcionários e/ou proventos for elevado.

Se este for o seu caso existe um método alternativo que já implementamos com sucesso em alguns clientes. Criamos o funcionário virtual “Folha de Pagamento” transcrevendo apenas os totais da empresa (ou dos departamentos) de acordo com o resumo de proventos e descontos da folha externa (geralmente fica na última página). Recomendamos, neste caso, efetuar os pagamentos de adiantamentos e saldos salariais apenas pelo total com um único cheque e não individualmente, funcionário por funcionário.

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