O lançamento correto (e didático) desse tipo de transação no QuickBooks envolve duas contas e um item. A primeira conta evidentemente é uma conta do tipo CREDIT CARD. A segunda, negligenciada pela maior parte dos usuários, é uma conta do tipo OTHER CURRENT LIABILITY que pode receber o nome COMPRAS PARCELADAS NO CARTÃO ou semelhante.
O item a ser criado tem a função de transferir o valor da compra de contas a pagar para a nova conta.
Detalhe: Usuários das versões Online terão que tomar a difícil decisão de se a transferência é um PRODUCT ou um SERVICE. Já os privilegiados usuários das versões Desktop usarão o tipo OTHER CHARGE.
O roteiro a seguir exibirá as telas do QuickBooks Desktop, assumindo que a conta CREDIT CARD já existe.
Passo 1: Crie uma conta do tipo OTHER CURRENT LIABILITIES com o nome “Compras parceladas no cartão” ou semelhante.
Passo 2: Crie no cadastro de itens um item para poder transferir o valor da compra para a conta criada no passo anterior.
Passo 3: Lance o gasto a ser parcelado
Exemplo 1 - Despesa: Uma passagem aérea no valor de R$ 1.800,00 em 6x.
Emita uma BILL indicando na aba ‘Expenses’ a conta contábil. Em nosso exemplo a conta seria ‘Viagens e Estadias’.
Mude para a aba ITEMS e insira o item ‘Compras parcelados no cartão’ com o mesmo valor, porém com sinal negativo. Assim o total da BILL passa a ser zero.
Exemplo 2 – Ativo imobilizado: Aquisição de uma mesa no valor de R$ 1.800,00 em 6x.
Pressupondo que você já tenha incluído o bem no cadastro de ativo imobilizado do QuickBooks, o procedimento agora é o inverso. Primeiro insira na BILL o ITEM do bem,
depois, na aba EXPENSES, a conta COMPRAS PARCELADAS NO CARTÃO, o valor do bem com sinal negativo.
Passo 4: Lance a primeira parcela na conta CREDIT CARD
Ao receber a fatura da operadora do cartão, a contrapartida do lançamento agora é a conta COMPRAS PARCELADAS NO CARTÃO.
Importante: Nos meses seguintes, ao lançar as demais parcelas, use o mesmo dia, porém o mês seguinte no campo DATE. Ou seja, 05/02, 05/03, 05/04 etc. em nosso exemplo. Se você usar a data da compra fornecida pela operadora, mudará mensalmente o saldo da conta COMPRAS PARCELADAS NO CARTÃO nos balancetes já fechados.
O procedimento descrito neste último passo também vale para compras parceladas de ativo imobilizado.
Considerações finais
Em nosso exemplo, usamos apenas um único cartão de crédito, o que não é o caso da maioria das empresas. Para múltiplos cartões é preciso criar as duas contas e o item de transferência para cada cartão em uso. Dessa forma, além de registrar corretamente as faturas, será possível apurar o valor total das dívidas da empresa decorrentes de compras parceladas, informação que até o momento não consta nos balancetes.
